The Art of Giving and Receiving Feedback

The Art of Giving and Receiving Feedback

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We receive feedback every day and from a variety of sources. Within your practice, feedback can be exchanged with employers, colleagues, clients, or even the College. Feedback comes in several forms, and it can be verbal or non-verbal. In healthcare settings, like Massage Therapy practice, giving or receiving feedback can present some challenges.

Feedback, however, is an essential source of information that helps us reflect and improve our practice. For Massage Therapists, an important part of evidence-informed practice is to actively engage in reflection, which is woven throughout the 15 Career-Span Competencies, outlined in STRiVE – the Quality Assurance Program (STRiVE).

5 Tips for Accepting Feedback

It can be easy to take feedback personally, but feedback should be considered a learning opportunity. Here are some tips to consider when receiving feedback:

  1. Be open and actively listen: Remaining receptive to the information being shared and listening without interrupting can help understand the message being sent, and help you respond constructively to the feedback being offered.
  2. Ensure you fully understand the intended message: Check to confirm that you are understanding the information being shared. Asking questions for clarification or repeating back some of the points received may help you engage in a meaningful dialogue that helps you improve your skills.
  3. Reflect: Take some time to think before responding. Focus on understanding the feedback beyond your immediate reaction.
  4. Be aware of how you respond: Your body language and tone of voice can impact meaningful communication. Being respectful of the individual providing feedback, even if you may disagree, will help encourage future feedback.
  5. Take actionable steps: Sometimes, this is just a matter of implementing the discussed changes in your practice. At other times, it may be a long-term plan that requires different changes on your part (e.g., working on your communication style). Consider reconnecting with the individual who provided you the feedback, and share the impacts the changes may have had on your practice.

How to Give Effective Feedback

It is equally important to consider how you would feel if you were the recipient of the feedback you are choosing to provide. In a practice setting, maintaining professionalism is critical when giving feedback. Here are some tips to help you provide effective feedback:

  1. Setting: Most often, feedback needs to be shared in a private, one-on-one space. In some instances, it is possible to give feedback in a group setting, provided that the information being shared is focused on the group as a whole and not directed at individuals.
  2. Timeliness: Providing feedback promptly is generally preferred, as feedback can lose its value if delayed too long.
  3. Balance: Approaching the delivery of positive and negative feedback is a delicate balancing act. You may consider using the “feedback sandwich” model if you feel it is appropriate to do so within the given situation. The feedback sandwich is a method that positions one helpful suggestion for improvement in the middle of two positive remarks. This method helps the feedback receiver learn and continue to enhance their skills, while recognizing their strengths. Other methods of balancing feedback may also be used.
  4. Focus on the behaviour, not the individual: Keep the feedback concentrated on tasks or actions, rather than on perceived personality traits.
  5. Be specific: Always include specific behaviour-related examples that highlight the feedback you are providing, and avoid generalizations.
  6. Be realistic: Ensure that any suggested changes are within the recipient’s control to implement. If there are several matters to address, consider limiting the feedback to the most important topics, so that the recipient does not feel overwhelmed.
  7. Be supportive: Make an effort to follow up with the recipient and invite them to follow up with you. Effective feedback needs to be a continuous process.

The information outlined above offers some general themes, however, it is important to remember that there is not a one-size-fits-all approach. If the art of giving and receiving feedback sparks your interest, consider including the topic as part of your future STRiVE learning plan.

L’art de donner et de recevoir de la rétroaction

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Nous recevons de la rétroaction tous les jours, de différentes sources. Dans le cadre de votre pratique, vous pouvez échanger de la rétroaction avec vos employeurs, vos collègues, vos clients ou même l’Ordre. La rétroaction se présente sous plusieurs formes, et elle peut être verbale ou non verbale. Dans les établissements de soins de santé, comme un cabinet de massothérapie, donner ou recevoir de la rétroaction peut présenter quelques difficultés.

Toutefois, la rétroaction est une source d’information essentielle qui nous aide à réfléchir et à améliorer notre pratique. Pour les massothérapeutes, une partie importante de la pratique fondée sur des données probantes consiste à s’engager activement dans la réflexion, ce qui se retrouve dans les 15 compétences professionnelles, décrites dans STRiVE – le programme d’assurance de la qualité (STRiVE).

5 conseils pour accepter la rétroaction

Il peut être facile de se sentir offensé par la rétroaction, mais elle doit être considérée comme une occasion d’apprendre. Voici quelques conseils à prendre en compte lorsque vous recevez de la rétroaction :

  1. Soyez ouvert et écoutez activement : Le fait de rester réceptif aux renseignements communiqués et d’écouter sans interrompre peut aider à comprendre le message envoyé et à répondre de manière constructive à la rétroaction fournie.
  2. Assurez-vous de bien comprendre le message voulu : Vérifiez afin de confirmer que vous comprenez les renseignements communiqués. Poser des questions pour obtenir des éclaircissements ou répéter certains des points reçus peut vous aider à tenir un dialogue constructif qui vous aidera à améliorer vos compétences.
  3. Réfléchissez : Prenez le temps de réfléchir avant de répondre. Concentrez-vous sur la compréhension de la rétroaction au-delà de votre réaction immédiate.
  4. Faites attention à la manière dont vous répondez : Votre langage corporel et le ton de votre voix peuvent avoir un impact sur la communication. Le fait d’être respectueux de la personne qui donne la rétroaction, même si vous n’êtes pas d’accord, contribuera à encourager les commentaires futurs.
  5. Prenez des mesures : Parfois, il s’agit simplement de mettre en œuvre les changements discutés dans votre pratique. À d’autres moments, il peut s’agir d’un plan à long terme qui nécessite différents changements de votre part (p. ex., travailler sur votre style de communication). Envisagez de reprendre contact avec la personne qui vous a fait part de ses commentaires et partagez avec elle l’impact que les changements ont pu avoir sur votre pratique.

Comment donner une rétroaction efficace

Il est tout aussi important de réfléchir à ce que vous ressentiriez si vous étiez le destinataire de la rétroaction que vous choisissez de donner. Dans le cadre d’une pratique, il est essentiel de maintenir le professionnalisme lorsque vous faites des commentaires. Voici quelques conseils qui vous aideront à donner une rétroaction efficace :

  1. L’endroit : Souvent, la rétroaction doit être donnée dans un endroit privé, en tête à tête. Dans certains cas, il est possible de donner de la rétroaction dans un contexte de groupe, à condition que les renseignements communiqués soient axés sur le groupe dans son ensemble et non sur des individus.
  2. Le moment: Il est généralement préférable de fournir une rétroaction rapidement, car elle peut perdre de sa valeur si elle est retardée trop longtemps.
  3. L’équilibre : Aborder la question d’une rétroaction positive et négative est un exercice d’équilibre délicat. Vous pouvez envisager d’utiliser le modèle du « sandwich de rétroaction » si vous estimez qu’il est approprié de le faire dans la situation donnée. Le sandwich de rétroaction est une méthode qui place une suggestion utile d’amélioration entre deux commentaires positifs. Cette méthode permet au destinataire de la rétroaction d’apprendre et de continuer à améliorer ses compétences, tout en reconnaissant ses points forts. D’autres méthodes servant à équilibrer la rétroaction peuvent également être utilisées.
  4. Concentrez-vous sur le comportement, pas sur la personne : Faites en sorte que la rétroaction se concentre sur les tâches ou les actions, plutôt que sur les traits de personnalité perçus.
  5. Soyez précis: Incluez toujours des exemples précis de comportement qui mettent en évidence la rétroaction que vous donnez, et évitez les généralisations.
  6. Soyez réaliste : Veillez à ce que le destinataire ait la capacité de mettre en œuvre les changements suggérés. S’il y a plusieurs questions à aborder, envisagez de limiter la rétroaction aux sujets les plus importants, afin que le destinataire ne se sente pas accablé.
  7. Apportez votre soutien : Faites l’effort d’assurer un suivi avec le destinataire et invitez-le à assurer un suivi avec vous. La rétroaction efficace doit être un processus continu.

L’information présentée ci-dessus offre quelques thèmes généraux, mais il est important de se rappeler qu’il n’existe pas d’approche unique. Si l’art de donner et de recevoir une rétroaction suscite votre intérêt, envisagez d’inclure ce sujet dans votre futur plan d’apprentissage STRiVE.